Integritetspolicy

Sekretesspolicy för PNU

På den här sidan hittar du alla dataskyddsbeskrivningar för Pohjola-Nordens Ungdomsförbund.

Du kan kontakta PNU:s kansli (kansli@pnn.fi) angående dataskyddspraxis.

Register över medlemsorganisationer

Upprätthållare

Pohjola-Nordens ungdomsförbund. (FO-nummer 0276102-2)
Topeliusgatan 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets kontaktperson

Pohjola-Nordens Ungdomsförbund: generalsekreterare
Topeliusgatan 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets namn

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Kommunikation med medlemsorganisationerna och upprätthållande av statistik över medlemsorganisationerna.

Kategorier av personer och registrets datainnehåll

Registret innehåller kontaktuppgifter till PNU:s medlemsorganisationer eller liknande ungas intresseorganisationer. Registret innehåller i regel följande personuppgifter

Kontaktuppgifter till medlemsorganisationernas kontaktpersoner, såsom namn, befattning, e-postadress och telefonnummer.

Antalet medlemmar i medlemsorganisationer för fakturering av medlemsavgiften.

Regelmässiga informationskällor

De uppgifter som finns i registret fås från de registrerade själva eller från offentliga Internetkällor.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Registeruppgifter kan lämnas ut inom den personuppgiftsansvariges organisation. Uppgifterna lämnas inte ut till utomstående.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifterna lagras i molntjänsten Microsoft SharePoint, som uppfyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifter lagras så länge som det är nödvändigt. Uppgifterna raderas när de inte längre behövs eller när medlemsorganisationen avgår.

Principer för skydd av registret

Uppgifterna hålls tekniskt säkra. För att logga in i registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord. Obehörig åtkomst förhindras också till exempel med hjälp av brandväggar och tekniskt skydd. Endast den personuppgiftsansvarige och särskilt utsedda tekniska personer har tillgång till registeruppgifterna. Tillgång till databehandling ges till PNU:s förtroendevalda och anställda. Registerdata säkerhetskopieras på ett säkert sätt och kan återställas vid behov.

Om det är nödvändigt att göra manuella kopior av personuppgifter, till exempel papperslistor, kommer de att hanteras omsorgsfullt i enlighet med god datahanteringspraxis. Kopior förstörs omedelbart när de inte längre behövs. Fysisk åtkomst till data blockeras av åtkomstkontroll och andra säkerhetsåtgärder.

Den registrerades rättigheter

En person som är införd i registret har bland annat rätt:

begära att den personuppgiftsansvarige ger tillgång till, korrigerar, raderar eller begränsar behandlingen och rätten till dataportabilitet samt rätten till dataportabilitet;

kontrollera och vid behov korrigera de uppgifter om hen som finns i registret. Begäran ska göras skriftligen till den personuppgiftsansvarige. En person som är upptagen i registret har rätt att göra ändringar i de uppgifter som felaktigt har antecknats om hen i registret.

i den mån behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätten att när som helst återkalla samtycket, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycket innan det återkallas;

lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

PNU:s medlemsregister

Upprätthållare

Pohjola-Nordens ungdomsförbund. (FO-nummer 0276102-2)
Topeliusgatan 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets kontaktperson

Pohjola-Nordens Ungdomsförbund: generalsekreterare
Topeliusgatan 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets namn

Pohjola-Nordens Ungdomsförbunds personmedlemsregister

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Syftet med registret är att samla in de personuppgifter som krävs enligt 11 § i föreningslagen (503/1989) och andra uppgifter som är nödvändiga för föreningens verksamhet av enskilda medlemmar i Pohjola-Nordens Ungdomsförbund och dess lokalavdelningar. Uppgifterna samlas in för skötsel av medlemsärenden, information och fakturering. Uppgifterna kan användas för att sammanställa statistik som inte gör det möjligt att identifiera en enskild medlem. Behandlingen grundar sig på 8 § 1 mom. 5 punkten i personuppgiftslagen (523/1999).

Kategorier av personer och registrets datainnehåll

De personuppgifter som krävs enligt 11 § i föreningslagen samlas in i medlemsregistret, dvs.

medlemmens fullständiga namn och hemort. Dessutom samlas följande information in om medlemmar:

kontaktuppgifter (postadress, e-postadress, telefonnummer)

födelsedatum

kön

medlemsinformation (anslutningsår, giltighetsinformation, medlemsinformation) – övrig information som medlemmen lämnar

Regelmässiga informationskällor

Uppgifterna i medlemsregistret fås av den registrerade själv.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

De medlemmar som är upptagna i registret kan vara medlemmar i PNN, och i den lokalavdelning där de har sin hemort. I enlighet med avtalet mellan lokalavdelningarna och PNU ansvarar PNU för att upprätthålla medlemsregistret. Enligt 11 § i föreningslagen (503/1989) har varje lokalavdelning rätt att administrera medlemsregistret för medlemmar som hör till sin lokalavdelning.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifterna i medlemsregistret förvaras så länge som personen är medlem i Pohjola-Nordens Ungdomsförbund.

Principer för skydd av registret

Uppgifterna lagras i den elektroniska registertjänsten (FloMembers medlemsregister / tjänsteleverantör Flo Apps Oy). Systemet uppfyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Tillgången till uppgifterna är begränsad beroende på syftet med användningen. Endast personuppgiftsansvariga och särskilt utsedda tekniska personer har tillgång till registeruppgifterna. Möjligheten att behandla, söka och bläddra i uppgifter ges i största möjliga utsträckning till tjänstemän som ansvarar för registrets förvaltning och personer som ansvarar för lokalavdelningarna.

Uppgifterna hålls tekniskt säkra. För att logga in i registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord. Obehörig åtkomst förhindras också till exempel med hjälp av brandväggar och tekniskt skydd. Den övervakas dygnet runt. Informationssäkerheten för medlemsuppgifter har säkerställts bland annat på följande sätt: 1. Nätverkstrafiken är SSL-skyddad. 2. Lösenord lagras krypterat i systemet. 3. Kritiska operationer registreras i systemloggar. Registerdata säkerhetskopieras på ett säkert sätt och kan återställas vid behov.

Den registrerades rättigheter

En person som är införd i registret har bland annat rätt:

Medlemmen har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har lagrats i medlemsregistret och att begära rättelse av felaktiga uppgifter. Medlemsregistret gör det möjligt att kontrollera och korrigera varje medlems egna uppgifter i realtid på internet. Dessutom kan en begäran om granskning och/eller korrigering skickas skriftligen till den personuppgiftsansvarige.

Enligt 30 § i personuppgiftslagen har medlemmen rätt att förbjuda den personuppgiftsansvarige att behandla dennes personuppgifter för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar samt personregister och släktforskning. De uppgifter som finns i medlemsregistret används inte för dessa ändamål.

Den registrerade har rätt att kräva att uppgifter om honom eller henne i registret raderas. Om han så önskar kan han rikta sin begäran till den personuppgiftsansvarige.

En person har rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

Webbplats

Cookies

Vår webbplats samlar inte in eller lagrar information om användare utan användarens samtycke, e-postadresser eller annan personlig eller identifierbar information.

Webbplatsen använder endast cookies som är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera.

Statistik

Webbplatsen använder statistik. Statistiken använder inte cookies, och data överförs inte till tredje part, och enskilda besökare kan inte identifieras eftersom all IP-adressinformation är anonymiserad. Webbplatsens statistik samlar in allmän statistisk information om användningen av webbplatsen och är nödvändig för utvecklingen av webbplatsen.

Nyhetsbrev via e-post

Upprätthållare

Pohjola-Nordens ungdomsförbund. (FO-nummer 0276102-2)
Topeliusgatan 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets kontaktperson

Pohjola-Nordens Ungdomsförbund: generalsekreterare
Topelius gata 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets namn

Prenumerantregister för Pohjola-Nordens Ungdomsförbunds nyhetsbrev.

Registrera personuppgiftsbiträde

Vi använder den finska Creamailer-tjänsten för att skicka nyhetsbrev.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES. Läs mer i Creamailers integritetspolicy.

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas för att fullgöra avtalet mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade och för att i förekommande fall på grundval av den registrerades samtycke skicka Pohjola-Nordens Ungdomsförbunds nyhetsbrev.

Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifter sparas så länge som personen önskar prenumerera på nyhetsbrev. Uppgifterna raderas när personen återkallar sitt samtycke till att ta emot nyhetsbrev eller när den personuppgiftsansvarige slutar leverera och skicka nyhetsbrev.

Kategorier av personer och registrets datainnehåll

De kategorier av personer vars uppgifter kan behandlas har gett sitt samtycke till att ta emot nyhetsbrevet.

Registret kan behandla e-postadresser till prenumeranter på nyhetsbrevet eller andra kontaktuppgifter som prenumeranten själv har uppgett.

Regelmässiga informationskällor

De uppgifter som nyhetsbrevsprenumeranten uppgett i samband med prenumerationen.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Registeruppgifter kan lämnas ut inom den personuppgiftsansvariges organisation. Systemet för att skicka nyhetsbrev är den finska Creamailer-tjänsten. Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES. Läs mer om Creamailers integritetspolicy.

Principer för skydd av registret

Uppgifterna hålls tekniskt säkra. Fysisk åtkomst till data blockeras av åtkomstkontroll och andra säkerhetsåtgärder. Tillgång till uppgifter förutsätter tillräckliga rättigheter och tillräcklig identifiering. Obehörig åtkomst förhindras också med hjälp av till exempel brandväggar och tekniskt skydd. Endast den personuppgiftsansvarige och särskilt utsedda tekniska personer har tillgång till registeruppgifterna. Endast namngivna personer har rätt att behandla och upprätthålla uppgifterna i registret. Användarna har tystnadsplikt. Registerdata säkerhetskopieras på ett säkert sätt och kan återställas vid behov. Nivån på informationssäkerheten auditeras med jämna mellanrum, antingen genom externa eller interna auditeringar.

Den registrerades rättigheter

En person som är införd i registret har bland annat rätt att:

begära den personuppgiftsansvarige ger tillgång till, korrigerar, raderar eller begränsar behandlingen och rätten till dataportabilitet samt rätten till dataportabilitet;

kontrollera och vid behov korrigera de uppgifter om hen som finns i registret. Begäran ska göras skriftligen till den personuppgiftsansvarige. En person som är upptagen i registret har rätt att göra ändringar i de uppgifter som felaktigt har antecknats om hen i registret.

i den mån behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätten att när som helst återkalla samtycket, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycket innan det återkallas;

lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

WhatsApp-grupper

Upprätthållare

Pohjola-Nordens ungdomsförbund. (FO-nummer 0276102-2)
Topeliusgatan 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets kontaktperson

Pohjola-Nordens Ungdomsförbund: generalsekreterare
Topelius gata 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets namn

Registrera personuppgiftsbiträde

I samband med transaktioner använder vi den amerikanska WhatsApp-tjänsten för gruppdistribution av snabbmeddelandetjänster.

WhatsApp och dess moderbolag Meta fungerar som personuppgiftsbiträden. Överföringen av personuppgifter utanför EU och EES sker på WhatsApp och Meta med hjälp av standardklausuler som godkänts av kommissionen (standardavtalsklausuler, SCC) Läs mer om WhatsApps sekretesspraxis här.

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas för att fullgöra avtalet mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade och i förekommande fall för att upprätthålla WhatsApp-grupper som administreras av Pohjola-Nordens Ungdomsförbund på basis av den registrerades samtycke.

Kategorier av personer och registrets datainnehåll

De grupper av personer vars uppgifter kan behandlas har gett sitt samtycke till att läggas till i WhatsApp-gruppen eller har själva gått med i gruppen. Personuppgifter samlas in när personen ansluter sig till evenemanget. Personer kan också gå med i gruppen via en direktlänk.

Registret kan behandla namn, telefonnummer och annan information som den registrerade själv har lämnat till dem som har gått med i WhatsApp-gruppen.

Regelmässiga informationskällor

Information som tillhandahålls av en medlem i WhatsApp-gruppen själv när han eller hon begär eller går med.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU/EES

Registeruppgifter kan lämnas ut inom den personuppgiftsansvariges organisation. Whatsapp-grupper fungerar på den amerikanska plattformen WhatsApp. I det här fallet fungerar WhatsApp och dess moderbolag Meta som personuppgiftsbiträden. Överföringen av personuppgifter utanför EU och EES sker på WhatsApp och Meta med hjälp av standardklausuler som godkänts av kommissionen (standardavtalsklausuler, SCC) Läs mer om WhatsApps sekretesspraxis här.

Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifter lagras så länge som personen önskar delta i en WhatsApp-grupp som administreras av PNU. Uppgifterna raderas när personen återkallar sitt samtycke till att vara med i en WhatsApp-grupp, eller när den personuppgiftsansvarige slutar upprätthålla WhatsApp-gruppen. En person kan lämna en WhatsApp-grupp när som helst.

Principer för skydd av registret

Uppgifterna lagras endast på WhatsApp och hanteras av de personer som ansvarar för administrationen. Ingen information eller konversationer lagras i PNU:s egna arkiv. Användarna har tystnadsplikt.

Den registrerades rättigheter

En person som är införd i registret har bland annat rätt:

begära att den personuppgiftsansvarige ger tillgång till, korrigerar, raderar eller begränsar behandlingen och rätten till dataportabilitet samt rätten till dataportabilitet;

kontrollera och vid behov korrigera de uppgifter om hen som finns i registret. Begäran ska göras skriftligen till den personuppgiftsansvarige. En person som är upptagen i registret har rätt att göra ändringar i de uppgifter som felaktigt har antecknats om hen i registret.

i den mån behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätten att när som helst återkalla samtycket, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycket innan det återkallas;

lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

Evenemangs-, enkät- och rekryteringsregister

Upprätthållare

Pohjola-Nordens ungdomsförbund. (FO-nummer 0276102-2)
Topeliusgatan 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets kontaktperson

Pohjola-Nordens Ungdomsförbund: generalsekreterare
Topelius gata 20
00250 Helsingfors
kansli@pnn.fi

Registrets namn

Pohjola-Nordens Ungdomsförbund rf:s evenemangs-, enkät- och rekryteringsregister

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

För att samla in uppgifter om evenemangsdeltagare, enkät- och enkätsvar samt organisationens rekryteringsprocesser.

Uppgifterna behandlas med hjälp av programvaran Creamailer och Microsoft SharePoint.

Kategorier av personer och registrets datainnehåll

De personer vars uppgifter kan behandlas har gett sitt samtycke till behandlingen av uppgifterna.

I regel efterfrågas följande personuppgifter vid anmälningar till evenemang:

för- och efternamn

kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, postadress)

PNU:s lokalavdelning/Medlemsorganisation

kön

ålder

allergier, behov av specialarrangemang (till exempel på grund av sjukdom osv.), som behövs för att ordna evenemanget och för eventuella första hjälpen-situationer

Hemort

tidigare deltagande i PNU-evenemang

Information om fakturering

I undersökningar och andra undersökningar kan följande information efterfrågas:

Kommun/lokalavdelning/medlemsorganisation

ålder

kön

kontaktuppgifter

Vid rekrytering samlar vi främst in följande information:

för- och efternamn

kontaktuppgifter

En del undersökningar genomförs anonymt. I detta fall kommer inga personuppgifter att samlas in.

Regelmässiga informationskällor

Informationen i registret erhålls från den registrerade själv med hjälp av Creamailer-formuläret, eller via e-post från personen själv.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Registeruppgifter kan lämnas ut inom den personuppgiftsansvariges organisation. Uppgifter lämnas i regel inte ut till utomstående. Ett undantag från denna regel är evenemang som ordnas i samarbete med en tredje part, varvid personuppgifter kan lämnas ut till samarbetspartnern för att ordna evenemanget. (Till exempel allergier för måltdider och nödvändiga personuppgifter för åtkomstkontroll.) Faktureringsinformation registreras i faktureringssystemet.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifterna lagras i tjänsten Creamailer och i molntjänsten Microsoft SharePoint, som uppfyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifter om evenemang lagras så länge som det är nödvändigt för att ordna evenemanget, samla in respons och fakturera. Personuppgifter som krävs för bokföringsändamål lagras under den tid som krävs enligt lag.

Personuppgifter som samlas in i samband med undersökningar, undersökningar och rekryteringar kommer att raderas när de inte längre behövs.

Principer för skydd av registret

Uppgifterna hålls tekniskt säkra. För att logga in i registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord. Obehörig åtkomst förhindras också till exempel med hjälp av brandväggar och tekniskt skydd. Endast den personuppgiftsansvarige och särskilt utsedda tekniska personer har tillgång till registeruppgifterna. Möjligheten att behandla uppgifter ges i så begränsad utsträckning som möjligt. Endast namngivna personer har rätt att behandla och upprätthålla uppgifterna i registret. Användarna har tystnadsplikt. Registerdata säkerhetskopieras på ett säkert sätt och kan återställas vid behov.

Den registrerades rättigheter

En person som är införd i registret har bland annat rätt:

begära att den personuppgiftsansvarige ger tillgång till, korrigerar, raderar eller begränsar behandlingen och rätten till dataportabilitet samt rätten till dataportabilitet;

kontrollera och vid behov korrigera de uppgifter om honom eller henne som finns i registret. Begäran ska göras skriftligen till den personuppgiftsansvarige. En person som är upptagen i registret har rätt att göra ändringar i de uppgifter som felaktigt har antecknats om honom eller henne i registret.

i den mån behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätten att när som helst återkalla samtycket, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycket innan det återkallas;

lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.