PNN:n tietosuojaselosteet
Tältä sivulta löydät kaikki Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n tietosuojaselosteet.
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n tietosuojakäytänteistä voi olla yhteydessä PNN:n toimistoon (toimisto@pnn.fi).
Jäsenjärjestörekisteri
Rekisterin pitäjä
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry. (y-tunnus 0276102-2)
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry: pääsihteeri
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin nimi
Pohjola-Nordenin Nuorisoliiton jäsenjärjestörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Yhteydenpito jäsenjärjestöjen kanssa sekä jäsenjärjestötilastojen ylläpitäminen.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisällöt
Rekisteri sisältää PNN:n jäsenjärjestöjen tai vastaavien nuorten vaikuttajaelinten yhteystietoja. Rekisteri sisältää pääsääntöisesti seuraavia henkilötietoja
- Jäsenjärjestöjen yhteyshenkilön yhteystiedot, kuten nimi, työtehtävä, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero.
- Jäsenjärjestöjen jäsenmäärä jäsenmaksun laskutusta varten.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröityneiltä itseltään tai julkisista internet-lähteistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisten toimijoiden käyttöön.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja säilötään Microsoft SharePoint pilvipalvelussa, joka noudattaa EU:n yleisen tietosuojasetuksen vaatimuksia.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeellisia. Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita, tai jäsenjärjestö eroaa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Rekisteriin kirjautuminen vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Tietojen käsittelymahdollisuus myönnetään PNN:n luottamushenkilöille ja työntekijöille. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarvittaessa.
Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa manuaalisia kopioita, kuten paperisia listoja, niitä käsitellään huolellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen. Kopiot tuhotaan välittömästi, kun niitä ei enää tarvita. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin;
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
PNN:n jäsenrekisteri
Rekisterin pitäjä
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry. (y-tunnus 0276102-2)
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry: pääsihteeri
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin nimi
Pohjola-Nordenin Nuorisoliiton henkilöjäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin tarkoituksena on kerätä Pohjola-Nordenin Nuorisoliiton sekä sen paikallisosastojen henkilöjäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisällöt
Jäsenrekisteriin kerätään yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli
- Jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Jäsenyystiedot (liittymisvuosi, voimassaolotiedot, jäsentiedot) − muut mahdolliset jäsenen itse antamat tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröityneeltä henkilöltä itseltään.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteriin merkityt jäsenet voivat olla paitsi PNN:n, samalla myös kotipaikkansa mukaisen paikallisosaston jäseniä. Paikallisosastojen ja PNN:n mukaisen sopimuksen mukaisesti PNN vastaa jäsenrekisterin ylläpitämisestä. Yhdistyslain (503/1989) 11§:n mukaisesti kullekin paikallisosastolle luovutetaan oikeudet hallinnoida jäsenrekisteriä niiden jäsenten osalta, jotka kuuluvat heidän paikallisosastoonsa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisterissä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö on Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n jäsen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.
Tietojen käyttöoikeus on rajattu käyttötarkoituksen mukaisesti. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään suppeimmassa mahdollisessa laajuudessa rekisterin hoidosta vastaaville toimiston työntekijöille ja paikallisosastojen vastuuhenkilöille.
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Rekisteriin kirjautuminen vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti: 1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu. 2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. 3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarvittaessa.
Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa manuaalisia kopioita, kuten paperisia listoja, niitä käsitellään huolellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen. Kopiot tuhotaan välittömästi, kun niitä ei enää tarvita. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
Jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu, sekä pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Jäsenrekisteri mahdollistaa jokaisen jäsenen omien tietojen tarkastamisen sekä korjaamisen reaaliaikaisesti Internetissä. Lisäksi tarkastus- ja/tai korjauspyynnön voi lähettää kirjallisesti rekisterin pitäjälle.
Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Jäsenrekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon poistamista. Halutessaan hän voi osoittaa pyynnön rekisterin pitäjälle.
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Kotisivut
Evästeet
Verkkosivustomme ei kerää eikä tallenna tietoja käyttäjistä ilman käyttäjän suostumusta sähköpostiosoitteita tai mitään muita henkilökohtaisia tai tunnistettavia tietoja.
Verkkosivustolla käytetään vain verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.
Statistiikka
Verkkosivustolla on käytössä statistiikka. Statistiikka ei käytä evästeitä, eikä dataa välitetä kolmannelle osapuolelle, eikä yksittäistä kävijää voi tunnistaa, koska kaikki IP-osoitetiedot ovat anonymisoitu. Sivuston statistiikka kerää sivuston käytöstä yleisiä tilastotietoja ja on sivuston kehittämisen kannalta välttämätön.
Sähköpostiuutiskirje
Rekisterin pitäjä
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry. (y-tunnus 0276102-2)
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n järjestökoordinaattori
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin nimi
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n uutiskirjeiden tilaajarekisteri.
Rekisterin käsittelijä
Uutiskirjeiden lähettämisessä käytämme suomalaista Creamailer-palvelua.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Lue lisää Creamailerin tietoturvaselosteesta.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n uutiskirjeiden lähettämiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin henkilö itse haluaa tilata uutiskirjeitä. Tiedot poistetaan, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa ottaa vastaan uutiskirjeitä, tai kun rekisterinpitäjä lopettaa uutiskirjeiden toimittamisen ja lähettämisen.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisällöt
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat antaneet suostumuksensa uutiskirjeen lähettämiseen heille.
Rekisterissä voidaan käsitellä uutiskirjeen tilanneiden sähköpostiosoitteita tai muita tilaajan itse toimittamia yhteystietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Uutiskirjeen tilaajan itse tilauksen yhteydessä luovuttamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Uutiskirjeiden lähetysjärjestelmänä käytetään suomalista Creamaileria. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Lue lisää Creamailerin tietoturvaselosteesta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin;
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
WhatsApp-ryhmät
Rekisterin pitäjä
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry. (y-tunnus 0276102-2)
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n järjestökoordinaattori
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin nimi
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n WhatsApp-ryhmien rekisteri.
Rekisterin käsittelijä
Tapahtumien yhteydessä käytämme yhdysvaltalaista WhatsApp-pikaviestipalvelun ryhmäjakelu toimintoa.
WhatsApp ja sen emoyhtiö Meta toimivat henkilötietojen käsittelijöinä. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tehdään WhatsAppissa ja Metassa käyttäen komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC) Lisätietoja WhatsAppin tietosuojakäytännöistä saat täältä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n hallinnoimien WhatsApp-ryhmien ylläpitämiseksi.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisällöt
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat antaneet suostumuksensa WhatsApp-ryhmään lisäämiseen, tai itse liittyneet ryhmään. Henkilötiedot kerätään tapahtumaan liittymisen yhteydessä. Henkilöt saattavat liittyä ryhmään myös suoran linkin kautta.
Rekisterissä voidaan käsitellä WhatsApp-ryhmään liittyneiden nimiä, puhelinnumeroita ja muita rekisteröidyn itse toimittamia tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
WhatsApp-ryhmän jäsenen itse liittymispyynnön tai liittymisen yhteydessä luovuttamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirtäminen EU:n / ETA:n ulkopuolelle
Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Whatsapp-ryhmät toimivat yhdysvaltalaisella WhatsApp-alustalla. Tällöin WhatsApp ja sen emoyhtiö Meta toimivat henkilötietojen käsittelijöinä. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tehdään WhatsAppissa ja Metassa käyttäen komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC) Lisätietoja WhatsAppin tietosuojakäytännöistä saat täältä.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö itse haluaa olla mukana PNN:n hallinnoimassa WhatsApp-ryhmässä. Tiedot poistetaan, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa olla mukana WhatsApp-ryhmässä, tai kun rekisterinpitäjä lopettaa WhatsApp-ryhmän ylläpitämisen. Henkilö voi itse poistua WhatsApp-ryhmästä million vaan,
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ainoastaan WhatsApp-palvelussa ja niitä hallinnoi tapahtumasta vastuussa olevat henkilöt. Tietoja tai keskusteluja ei tallenneta PNN:n omiin arkistoihin. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin;
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Tapahtuma-, kysely- ja rekrytointirekisteri
Rekisterin pitäjä
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry. (y-tunnus 0276102-2)
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n järjestökoordinaattori
Topeliuksen katu 20
00250 Helsinki
toimisto@pnn.fi
Rekisterin nimi
Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry:n tapahtuma-, kysely- ja rekrytointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tapahtumien osallistujatietojen, kyselyiden ja tutkimusten vastausten kerääminen sekä järjestön rekrytointiprosessit.
Tietoja käsitellään Creamailer-ohjelmistolla ja Microsoft SharePointissa.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisällöt
Henkilöt, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat antaneet suostumuksensa tietojen käsittelyyn.
Tapahtumailmoittautumisissa kysytään pääsääntoisesti seuraavia henkilötietoja:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
- PNN:n paikallisosasto/Jäsenjärjestö
- sukupuoli
- ikä
- allergiat, erityisjärjestelyjen tarve (esim. sairauden tms. takia), joita tarvitaan tapahtuman järjestämiseen ja mahdollisten ensiaputilanteiden varalle
- kotipaikkakunta
- aikaisempi osallistuminen PNN:n tapahtumiin
- laskutustiedot
Tutkimuksissa ja muissa kyselyissä voidaan kysyä seuraavia tietoja:
- kunta/paikallisosasto/jäsenjärjestö
- ikä
- sukupuoli
- yhteystiedot
Rekrytointeja tehtäessä keräämme pääsääntöisesti seuraavat tiedot:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot
Osa kyselyistä toteutetaan anonyymeinä. Tällöin henkilötietoja ei kerätä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröityneeltä itseltään Creamailer-lomakkeella, tai sähköpostitse henkilöltä itseltään.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Tietoja ei pääsääntöisesti luovuta ulkopuolisten toimijoiden käyttöön. Poikkeuksena on kolmannen osapuolen kanssa yhteistyössä järjestettävät tilaisuudet, jolloin henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin kumppanille tapahtuman järjestämistä varten. (Esimerkiksi allergiat ruokailuja varten ja tarvittavat henkilötiedot kulunvalvontaan.) Laskutustiedot kirjataan laskutusjärjestelmään.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja säilötään Creamailer-palvelussa sekä Microsoft SharePoint-pilvipalvelussa, joka noudattaa EU:n yleisen tietosuojasetuksen vaatimuksia. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAN:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Tapahtumien henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tapahtuman järjestämisen, palautteen keräämisen ja laskutuksen vuoksi. Kirjanpitoa varten tarvittavia henkilötietoja säilytetään lain edellyttämä aika.
Kyselyiden, tutkimusten ja rekrytointien yhteydessä kerätyt henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Rekisteriin kirjautuminen vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Tietojen käsittelymahdollisuus myönnetään suppeimmassa mahdollisessa laajuudessaan. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa manuaalisia kopioita, kuten paperisia listoja, niitä käsitellään huolellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen. Kopiot tuhotaan välittömästi, kun niitä ei enää tarvita. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin;
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.